Diarium, arkiv och sekretess
Har får du veta vilka handlingar du kan ta del av, information om vårt kommunarkiv och vad som gäller för sekretess.
Ta del av allmänna handlingar
Som medborgare har du rätt att ta del av de allmänna handlingar som finns hos din kommun (offentlighetsprincipen). Handlingar kan vara brev, e-post, ansökningar, utredningar, yttranden och beslut.
Ta del av kommunarkivet
Kommunarkivet finns i kommunhuset. Här förvarar vi arkivlagda handlingar från kommunens verksamheter och bolag, till exempel protokoll, diarieförda handlingar och ärenden, ekonomisk redovisning och bokföring. Här finns också mycket historiskt material, bland annat från föreningar.
Öppettider
Kils kommunarkiv är öppet 08–16 måndag till fredag. Du hittar arkivet i kommunhuset Östra Torggatan 2D. För att komma in behöver du boka en tid.
Typ av handlingar
I arkivet förvarar vi arkivlagda handlingar från kommunens verksamheter och bolag, till exempel:
- Protokoll från nämnder och utskott
- Diarieförda handlingar och ärenden
- Ekonomisk redovisning och bokföring
- Betygskataloger och kopior
- Här finns också material från 1860-talet och framåt från de upphörda kommunerna Stora Kil, Frykerud och Boda, samt bevarade handlingar från Kils municipalsamhälle 1902–1962.
Varje kommunal nämnd ansvarar för sina egna handlingar till dess att de överlämnas till kommunarkivet, vanligtvis efter 5 till 10 år.
Så gör du för att ta del av handlingar från arkivet
Arkivets handlingar är allmänna, vilket innebär att alla har rätt att ta del av dem så länge de inte är skyddade av sekretess.
Att begära ut material för studier på plats i kommunhuset är alltid kostnadsfritt. I de fall kopior krävs tas en avgift ut enligt fastställd taxa.
Hur kan du använda diariet?
Du kan söka på handlingar, sammanträden och ärenden i vårt diarium. Kommunens handlingar är allmänna när de har kommit in till kommunen, skickats ut från kommunen eller när de är färdigställda.
Uttrycket färdigställd innebär till exempel att en utredning blir allmän när den är klar, en tjänsteskrivelse när det ärende som den hör till har varit uppe för beslut i kommunstyrelsen/nämnden och ett beslut när det är justerat.
Avgift för kopia och utskrift av allmänna handlingar
Kommunfullmäktige har beslutat att Kils kommunkoncern tillämpar avgiftsförordningen (1992:191)
Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. för kopior och utskrifter av allmänna handlingar. Det betyder att du kan behöva betala för de handlingar som du begär ut i pappersform.
- 1–9 sidor är gratis.
- 10 sidor kostar 50 kronor.
- Varje sida därutöver kostar 2 kronor.
Exempelvis kostar 11 sidor alltså 52 kronor.
Handlingar som inte är allmänna
En handling är inte allmän om det är ett internt arbetsmaterial (exempelvis minnesanteckningar och utkast). Det finns också undantag i offentlighetsprincipen. En handling kan vara sekretessbelagd (hemligstämplad) men de handlingarna är mycket få.
Regler för sekretess
En sekretessbelagd handling innehåller uppgifter som är sekretessbelagda enligt offentlighets- och sekretesslagen. De uppgifterna får inte lämnas ut och därför har du inte rätt att ta del av dem.
Det kan till exempel handla om uppgifter om människors personliga förhållanden. Sådana kan bland annat förekomma i ärenden som rör skola, förskola eller socialtjänst.
Den som skickar ett brev eller mejl till oss kan inte hävda sekretess, till exempel genom att skriva att det är hemligt. Uppgifterna omfattas bara av sekretess om lagen anger det.
Överklagande
Om kommunen inte vill lämna ut en handling på grund av att den är sekretessbelagd kan du klaga på det. Då gör myndigheten som förvarar handlingen en prövning på din begäran, så att du får ett beslut som kan överklagas. Kommunen är skyldig att informera om hur du överklagar.
Internt arbetsmaterial
Internt arbetsmaterial får bara anställda i kommunen läsa. De är inte allmänna handlingar och därför har du som medborgare inte rätt att läsa dem.
Dataskydd och personuppgifter
Alla uppgifter i kommunens diarier granskas enligt både offentlighets- och sekretesslagen och dataskyddsförordningen (gdpr) innan de blir offentliga. Dataskyddslagstiftningen ska skydda människor så att deras personliga integritet inte kränks när deras personuppgifter behandlas.
Sidinformation
- Sidan uppdaterad:
- 4 juni 2024